Als blogger heb je aan één ding altijd gebrek: tijd! En als er iets is dat tijd vreet dan is het wel je mailbox. Tijd om een grote voorjaarsschoonmaak te houden en weer grip te krijgen op je mailbox.

In de tijd die je nodig hebt om deze zin te lezen, worden er wereldwijd 20 miljoen e-mails verstuurd.

Enige idee hoeveel mails we wereldwijd met zijn allen versturen per dag? 144,8 miljard, zo blijkt uit onderzoek van Mashable. En we besteden – schrik niet! – 11,2 uur per week aan het lezen en beantwoorden per mail. Dat is bijna 1,5 werkdag. Die kun je toch veel beter benutten?

Tijd voor voorjaarsschoonmaak, ook in je mailbox

De afgelopen weken kamde ik mijn huis zorgvuldig uit. Ik had nog even tijd voor ik aan mijn nieuwe baan begon en gooide alle kasten leeg. Om vervolgens op de grond te gaan zitten en twee stapels te maken: ‘weg ermee’ en ‘bewaren’. Er gingen dozen vol naar de kringloop, Marktplaats was mijn beste vriend en ook bij het recyclingsperron herkende ze mij inmiddels.

Ik hield het echter niet alleen bij fysieke voorjaarsschoonmaak, maar ging digitaal door. Met name mijn mailbox ontplofte. Nu niet meer. Door de volgende stappen is ook mijn mailbox netjes opgeruimd. En dat hoop ik zo te houden! Doe je mee?

Nieuwsbrieven: laat ze op een apart e-mailadres bezorgen

Ik ontvang voor Like & Love (it!) graag nieuwsbrieven van mijn favoriete webshops. Zo kan ik nieuwe producten in de gaten houden en altijd op de laatste trends inspelen. Maar die elke keer in mijn algemene mailbox ontvangen? Niet handig, dan blijft mijn telefoon piepen. Sinds vorige week heb ik dus een apart e-mailadres waar al deze mails binnenkomen, en deze komen alleen binnen op mijn laptop, niet op mijn telefoon. Mijn voornemen: elke week in de trein een uurtje doornemen en bewaren wat nog wel eens nuttig kan zijn. De rest: ctrl + alt + delete.

Neem meerdere momenten per dag om door je mail te gaan

Hoewel het raadzaam is om niet maar één keer per dag je mail te checken – je wilt toch niet te laat zijn als je een geweldige persuitnodigingen, met beperkte plekken, krijgt? – is het niet nodig om dit elke vijf minuten te checken. Probeer voor jezelf vaste tijden te bepalen waarop je in 10 minuten door je nieuwe mail heen gaat. Bijvoorbeeld: bij het opstaan, rond koffietijd, tijdens de lunch, tijdens de middagdip, voor het avond eten en voor het slapen gaan.

Stel richtlijnen op

Maak voor jezelf richtlijnen. Wat doe je bijvoorbeeld met mails die je, zodra je ze voor de eerste keer zie, je niet meteen kunt deleten of antwoorden? Maak je ze ongelezen, of markeer je ze, zodat je op een later moment direct kunt zien aan welke mails je eerst aandacht moet besteden?

De delete-knop blijft trouwens altijd een lastige, wie weet kun je deze mail nog een keer gebruiken? Wees streng voor jezelf. Verwijder direct wat afgehandeld is en waarvan je weet dat het ook echt niet meer belangrijk is. Hetzelfde geldt voor nieuwsbrieven en persberichten? Verwijder direct waar niet van toepassing.

Bij twijfel: zorg voor handige mapjes. Zo heb ik een mapje met alle communicatie met producten en webshops voor Like & Love (it!) en voor Blogaholic heb ik een mapje voor alle bezoekersmail. Deze mapjes bevinden zich overigens fysiek op mijn harde schijf en zijn daardoor echt uit mijn mailbox. Daar krijg je een leeg hoofd van!

Zet notificaties uit

Een nieuwe volger op Twitter, een retweet, een volger op Google +… Ik heb afscheid genomen van bijna alle notificatiemails. Alleen wanneer ik nieuwe reacties krijg op mijn blogs krijg ik nog een notificatie van WordPress. Van de rest heb ik afscheid genomen.

Zorg voor e-mail templates

Stuur je vaak dezelfde antwoorden naar bezoekers, adverteerders of andere geïnteresseerden in je blog? Zorg voor een template die je altijd kan gebruiken. Natuurlijk is het wel zo netjes om hem nog even te personaliseren, maar het kost je aanzienlijk minder tijd dan elke keer opnieuw de tekst te ‘bedenken’.

Besteed jij ook zoveel tijd aan e-mail? Tijd voor veranderingen aan de hand van bovenstaande tips, zodat je meer tijd over houdt om te bloggen. Laat je weten hoe jij je mailbox weer onder controle hebt gekregen?